Współczesne firmy muszą działać szybciej i efektywniej, często przy ograniczonych zasobach. Dotyczy to nie tyl
Współczesne firmy muszą działać szybciej i efektywniej, często przy ograniczonych zasobach. Dotyczy to nie tylko produkcji, ale także obszarów administracyjnych i obsługi klienta, gdzie łatwo o nieefektywność. Jednym ze sposobów na ich identyfikację i uporządkowanie jest metoda Makigami – technika mapowania procesów, pozwalająca analizować przepływ pracy, informacji i dokumentów. Umożliwia wykrycie marnotrawstw i zaprojektowanie usprawnień, zwłaszcza w procesach angażujących wiele działów. W tym artykule wyjaśnimy, na czym polega metoda Makigami, skąd się wywodzi, jakie są jej etapy i kiedy warto z niej skorzystać. Pokażemy także, jakie korzyści może przynieść przedsiębiorstwu jej wdrożenie – niezależnie od branży czy skali działania.
Makigami to narzędzie służące do mapowania i analizy procesów, szczególnie w obszarach administracyjnych, usługowych oraz wszędzie tam, gdzie istotną rolę odgrywa przepływ informacji, a nie fizycznych produktów. Wywodzi się z podejścia Lean Management i świetnie sprawdza się tam, gdzie standardowe metody okazują się niewystarczające – np. w działach planowania, HR, logistyki czy obsługi klienta.
Nazwa metody pochodzi z języka japońskiego i oznacza dosłownie „zwój papieru” – co odnosi się do tradycyjnego sposobu przedstawiania procesu na rozciągniętym arkuszu. Na takim „zwoju” odwzorowuje się wszystkie czynności, osoby za nie odpowiedzialne, używane dokumenty, środki komunikacji oraz czas trwania poszczególnych kroków.
Makigami wyróżnia się systemowym podejściem – skupia się na całym otoczeniu procesu, identyfikuje wąskie gardła, opóźnienia oraz punkty konfliktowe między działami. Co ważne, metoda ta nie tylko odkrywa problemy, ale także pomaga projektować nowy, bardziej efektywny model procesu – uwzględniający realne potrzeby zespołu i klientów.
Dzięki swojej uniwersalności Makigami z powodzeniem wykorzystywana jest zarówno w dużych korporacjach, jak i mniejszych firmach – od biur rachunkowych po serwisy samochodowe. Niezależnie od branży, jedno jest pewne: ta metoda pomaga odzyskać kontrolę nad chaotycznymi procesami i przekształcić je w przemyślane, przejrzyste działania.
Przeczytaj także: Zaplanuj produkcję z głową – poznaj macierz Eisenhowera.
Makigami to japońska metoda analizy i mapowania procesów, która narodziła się w firmie Fujico w 1996 roku. Jej twórcą był Okumura San, a sama nazwa – „Makigami” – oznacza w dosłownym tłumaczeniu „zwój papieru”. To nieprzypadkowe odniesienie do sposobu prezentowania procesu – na rozciągniętym arkuszu przedstawia się każdy etap działań, zaangażowane osoby, wykorzystywane dokumenty oraz problemy, jakie pojawiają się po drodze.
Metoda ta powstała jako odpowiedź na potrzeby firm usługowych i administracyjnych, które – w przeciwieństwie do przedsiębiorstw produkcyjnych – nie posiadały skutecznych narzędzi do wizualizacji i usprawniania procesów informacyjnych. Makigami czerpie z filozofii Lean Management oraz zasad Total Productive Maintenance (TPM), kładąc nacisk na eliminację marnotrawstwa, usprawnienie przepływu informacji i poprawę współpracy między działami.
Popularność tej metody wzrosła wraz z rosnącym zapotrzebowaniem na narzędzia umożliwiające efektywne zarządzanie procesami niezwiązanymi bezpośrednio z produkcją fizyczną.
Sprawdź także: Co to jest Lean Manufacturing? [Kompletny Przewodnik].
Makigami to narzędzie wizualnego mapowania procesów, które pomaga zrozumieć przepływ informacji i działań w procesach administracyjnych, usługowych i biurowych. Jego główną siłą jest systemowe podejście – Makigami nie skupia się jedynie na poszczególnych czynnościach, ale analizuje cały ekosystem procesowy, odsłaniając ukryte problemy, wąskie gardła i punkty konfliktowe między działami.
Typowa mapa Makigami przypomina rozwinięty zwój papieru, na którym proces przedstawiony jest liniowo wzdłuż osi czasu. Metoda opiera się na pięciu kluczowych obszarach, które stanowią filary analizy:
Makigami koncentruje się na procesach, które angażują wiele działów i nie mają bezpośredniego, fizycznego produktu. Najczęściej są to procesy:
Mapa Makigami opiera się na czytelnych, prostych symbolach. Każda linia i ikona ma swoje znaczenie:
Makigami pozwala w prosty, a zarazem kompleksowy sposób ujrzeć cały proces „na jednej kartce”, co ułatwia zespołowi identyfikację miejsc do poprawy oraz wspólne wypracowanie lepszego modelu działania.
To również może Cię zainteresować: Procesy w firmie - Czym są? [Rodzaje].
Makigami to nie tylko mapa procesów, ale przede wszystkim angażujący zespół warsztat, który prowadzi do realnych usprawnień. Aby metoda przyniosła wymierne efekty, warto trzymać się sprawdzonego, kilkuetapowego schematu działania.
Pierwszym krokiem jest określenie konkretnego procesu, który sprawia najwięcej problemów – może to być obieg dokumentów, obsługa zamówień czy proces reklamacyjny. Kluczowe jest, aby skupić się na procesach o dużym wpływie na efektywność lub jakość pracy.
W proces Makigami powinni być zaangażowani wszyscy uczestnicy analizowanego procesu oraz osoba z zewnątrz – np. z innego działu. Taki skład gwarantuje świeże spojrzenie i obiektywną ocenę obecnego stanu.
Zespół krok po kroku odwzorowuje proces w jego aktualnej formie. Na dużej planszy lub arkuszu papieru nanoszone są wszystkie działania, uczestnicy, dokumenty, kanały komunikacji oraz czas trwania poszczególnych etapów. To moment, w którym często ujawniają się pierwsze nieefektywności i zaskoczenia.
Na tym etapie uczestnicy zbierają wszystkie problemy, straty, opóźnienia i zbędne działania. W praktyce świetnie sprawdzają się kolorowe karteczki, które pozwalają łatwo wizualizować i grupować problemy. Często w jednym procesie ujawnia się nawet kilkadziesiąt istotnych punktów do poprawy. Ten etap jest niezwykle ważny. Tomasz Król w książce: Zegar rozwiązywania problemów” również podkreśla, że opis trudności: “to absolutna podstawa, jeśli chcemy poświęcić czas na zajmowanie się problemem”.
Zespół wspólnie tworzy wizję idealnego procesu – eliminując zbędne kroki, automatyzując powtarzalne czynności i porządkując komunikację. To faza kreatywna, w której warto pozwolić sobie na odważne pomysły, a dopiero później dopasować je do realiów.
Kiedy nowy model procesu jest gotowy, należy przygotować plan działań – kto, co i do kiedy wdroży. Wskazane jest zastosowanie cyklu PDCA, który pozwala systematycznie wdrażać zmiany, monitorować efekty i wprowadzać kolejne usprawnienia.
Dzięki przejściu przez wszystkie etapy wdrażania Makigami, organizacja zyskuje nie tylko usprawniony proces, ale również lepiej zintegrowany i świadomy zespół. Kluczem do sukcesu jest konsekwencja w działaniu oraz otwartość na ciągłe doskonalenie.
Makigami to metoda, która doskonale sprawdzi się wszędzie tam, gdzie standardowe podejścia do mapowania procesów zawodzą lub okazują się zbyt powierzchowne. Jest szczególnie rekomendowana w organizacjach, które mierzą się z procesami angażującymi wiele działów, a ich efektywność zależy głównie od sprawnego przepływu informacji, nie zaś od fizycznego przepływu towarów.
Makigami warto zastosować, gdy:
Co istotne, Makigami może być użyte zarówno w ramach kompleksowych projektów optymalizacyjnych, jak i jako narzędzie do szybkiej diagnozy i poprawy pojedynczego procesu.
Przykładem zastosowania techniki Makigami jest nasza współpraca z firmą Dobroplast, producentem okien. Na początku określiliśmy proces, który wymaga udoskonalenia. Następnie, razem z zespołem pracowników, przygotowaliśmy mapę procesów oraz znaleźliśmy problemy w nich występujące. Dzięki temu, ułożyliśmy plan produkcyjny, a także wprowadziliśmy zmiany odnośnie modelu wynagradzania oraz audytów bezpieczeństwa. Poprzez te działania udało nam się podnieść wydajność produkcji, a co za tym idzie wygenerowaliśmy oszczędność na poziomie aż 340,000 euro rocznie! Więcej przeczytasz w naszym case study: Oszczędność na poziomie 340.000 Euro rocznie poprzez wzrost wydajności linii produkcyjnej.
Makigami to nie tylko narzędzie wizualizacji – to kompleksowy sposób na odkrywanie ukrytych problemów i budowanie bardziej przejrzystych, efektywnych procesów. Dzięki tej metodzie przedsiębiorstwa zyskują konkretne korzyści, które odczuwalne są zarówno na poziomie operacyjnym, jak i strategicznym. Poniżej przedstawiamy najważniejsze zalety stosowania Makigami.
Makigami pozwala zrozumieć rzeczywisty przebieg procesu, uwzględniając nie tylko etapy działania, ale przede wszystkim przepływ informacji i dokumentów. To kluczowe w środowiskach administracyjnych, usługowych czy projektowych, gdzie źródłem strat są często zaniedbane punkty komunikacyjne.
Już na etapie mapowania zespół jest w stanie wskazać zbędne czynności, nadmierne opóźnienia czy niepotrzebne przepływy dokumentów. W praktyce często okazuje się, że nawet proste zmiany przynoszą znaczące oszczędności i poprawę jakości pracy.
Jednym z największych atutów Makigami jest integracja zespołów z różnych działów. Dzięki wspólnemu mapowaniu uczestnicy procesu zaczynają rozumieć wzajemne zależności i ograniczenia, co prowadzi do lepszej komunikacji oraz przełamywania barier między działami.
Mapa Makigami w prosty sposób ukazuje, kto jest odpowiedzialny za dany krok, gdzie powstają decyzje i jakie są powiązania między działaniami. To eliminuje niejasności, pozwala szybciej reagować na problemy i ułatwia wdrażanie zmian.
Lepszy przepływ informacji, eliminacja strat oraz usprawnione procesy przekładają się bezpośrednio na krótszy czas realizacji usług, wyższą jakość obsługi i mniejsze ryzyko błędów. Ostatecznie zwiększa to satysfakcję klientów oraz poprawia wyniki finansowe organizacji.
Wdrażając Makigami, organizacje zyskują nie tylko narzędzie do analizy, ale także fundament do trwałych usprawnień. To podejście, które wspiera kulturę ciągłego doskonalenia i angażuje pracowników w realne zmiany.
Tak, metoda Makigami jest uniwersalna i może być z powodzeniem stosowana zarówno w dużych korporacjach, jak i małych firmach czy urzędach. Szczególnie dobrze sprawdza się w procesach administracyjnych, usługowych oraz wszędzie tam, gdzie przepływ informacji i współpraca między działami są kluczowe dla sprawnej realizacji zadań.
Standardowy warsztat Makigami można przeprowadzić w ciągu kilku dni, natomiast pełna analiza i wypracowanie rozwiązań może potrwać od tygodnia do kilku tygodni – w zależności od złożoności procesu oraz dostępności uczestników. W niektórych przypadkach przygotowanie mapy i wdrożenie pierwszych zmian można zrealizować nawet w ciągu jednego intensywnego tygodnia.
Nie jest to konieczne, jednak w wielu przypadkach zaangażowanie zewnętrznego moderatora lub osoby niezwiązanej bezpośrednio z procesem pozwala spojrzeć na problem bardziej obiektywnie i skuteczniej przełamać utarte schematy działania.
Podstawowa różnica polega na tym, że Makigami skupia się głównie na przepływie informacji i komunikacji, a nie na fizycznych przepływach materiałów. Dzięki temu jest idealnym narzędziem do procesów, gdzie tradycyjne mapowanie nie wystarcza do uchwycenia rzeczywistych problemów.
Nie. Metoda świetnie sprawdza się również w analizie wybranych fragmentów procesów, pojedynczych procedur czy nawet kroków, które generują najwięcej problemów. W wielu organizacjach zaczyna się właśnie od mniejszych projektów, aby szybko osiągnąć widoczne rezultaty i zachęcić zespół do dalszych działań optymalizacyjnych.
Makigami to skuteczne narzędzie do eliminacji strat i poprawy komunikacji w procesach administracyjnych i usługowych. Chcesz w praktyce wdrożyć Makigami lub inne narzędzia Lean? Sprawdź ofertę IDP i poznaj sprawdzone rozwiązania dla Twojej firmy.
Przekaż kontakt do siebie w tym formularzu. Następnie umówimy się na bezpłatną konsultację, która trwa około 30 minut. Podczas niej omówimy problemy i wyzwania, z jakimi się mierzysz. Wyznaczymy główne cele, z którymi możemy pomóc. Po rozmowie przedstawimy plan Warsztatu, który jest początkiem naszej współpracy.
